“從紙間到云端的升級，青島地鐵數字檔案室在檔案移交、檔案介質、檔案服務等方面實現變革，人工智能賦能檔案管理新生態即將形成。”記者從近日青島地鐵集團舉辦的通氣會上了解到，作為順利通過國家檔案局驗收的試點項目，青島地鐵企業集團數字檔案室領先全省。這一成果標志著青島地鐵檔案數字化轉型邁上新臺階，也為全國企業集團數字檔案室建設提供了“青島樣板”。
破局：用“數字化”破解傳統檔案管理痛點
截至目前，青島地鐵已開通運營8條線路，檔案管理工作面臨工程基建檔案數量激增等難題，而傳統檔案管理模式存在體量大、移交時間緊、質量難把控等問題。同時，傳統檔案服務方式單一，資源利用率低，檔案價值難以發揮到最大。在傳統檔案管理模式下，這些問題一直是很難解決的痛點、難點。青島地鐵構建“1N31數字化轉型體系（即指：‘1’大轉型愿景：成為行業領先、世界一流的數智地鐵企業；‘N’個轉型場景：智慧建造、智慧運行、智慧運維、智慧企管；‘3’大支撐架構：應用架構、技術架構、數據機構；‘1’套保障體系：人才、機制、安全、數據、運維、政策）”之后，問題解決迎來了轉機，青島地鐵在數字化轉型的土壤下，著手實施檔案管理的業務重構與流程再造，實現了檔案管理從傳統到數字化的跨越。
創新：工程檔案“單套制”開啟轉型密碼
2021年5月，在青島市城建檔案館的支持下，青島地鐵率先在6號線一期工程選擇“三站三區間”開展工程檔案原生電子化試點，通過引入電子簽章，實現工程文件電子化，相比傳統紙質檔案整理、掃描、歸檔環節所產生的費用節約21萬元，成效顯著。2022年12月，青島地鐵通過智慧工地一體化平臺，在三期規劃7條線路全面推廣工程文件原生電子化，實行工程檔案“單套制”管理，目前已覆蓋50余家參建單位、210個工點工程，累計生成230萬份原生電子文件，年節約費用約2300萬元，檔案庫房面積節約大約1000平方米。
2023年11月，青島市城建檔案館組織專家驗收評審，對青島地鐵智慧工地工程檔案電子化工作給予高度評價，專家們認為，青島地鐵實現工程文件與工程進度同步編制、電子檔案“一鍵歸檔”，形成的電子檔案信息著錄準確，電子簽章齊備，質量符合城建檔案歸檔要求，取得良好的社會效益、經濟效益。
引領：“三大變革”淬煉“青島樣板”
青島地鐵在工程檔案原生電子化試點工作取得的成效也獲得青島市檔案局、青島市檔案館的高度認可，并進一步推動檔案業務轉型。青島地鐵申報了國家檔案局第一批企業集團數字檔案室試點建設項目，并于2022年5月成功入選。試點工作歷經三年有余，青島地鐵企業集團數字檔案室系統建設取得明顯成效，多項案例和研究入選國家級和省級檔案工作創新案例。檔案業務轉型上取得突破性進展，在檔案移交、檔案介質、檔案服務上實現“三個變革”。
在檔案收集方面，青島地鐵創新應用“計劃式”收集模式，通過歸檔信息包（ASIP）打通數字檔案室與各業務系統的接口，實現工程電子檔案“分部式”移交，改變傳統檔案按照單位工程移交的模式，將工程檔案移交時間從2—3個月縮短至2—3周，效率提升70%。青島地鐵2號線二期工程土建03工區中鐵大橋局資料管理員孟玲玲深有感觸：“地鐵集團對工程檔案要求一直比較嚴格，以前交檔案，一個單位工程至少要2—3個月，這中間要反復確認檔案驗收移交的標準要求，來回跑腿、檔案返工是常有的事。現在確實不一樣了，所有的檔案移交的標準要求都在系統上，用數據包的形式，我們在項目部就能在線完成工程電子檔案的‘一鍵移交’，工作效率有很大提升”。
“在檔案介質方面，工程檔案‘單套制’改變了傳統工程檔案的管理模式，現在也不用去現場指導、摸排施工單位的檔案工作，可以在辦公室通過系統直接查看，同時建設單位、施工單位的庫房需求面積減少一半以上，這對大家都是一種減負。”青島地鐵集團第二建設分公司檔案聯絡員侯曉雨說。目前，青島地鐵工程檔案“單套制”覆蓋率達80%，文書、造價等檔案的覆蓋率達100%，大幅減少了紙質檔案的存儲和管理成本，庫房面積需求降低50%。
在檔案服務方面，運用AI技術，打造“小鐵寶”虛擬數字人實現了檔案業務的智能化問答，為未來數據深度應用奠定了基礎。
認證：終迎國考交出滿意答卷
今年7月8日，青島地鐵企業集團數字檔案室迎接國家檔案局驗收并順利通過。國家檔案局經科司司長李忱對青島地鐵的成果給予高度肯定，他表示“青島地鐵是全國第一批試點單位，是計劃單列市里面第三家由國家檔案局組織驗收的企業集團，此次試點建設得益于青島地鐵集團公司的高度重視、青島市檔案局、青島市檔案館的有力指導及各單位的協同，取得了預期的效果和較好的效益。下一步，要抓住機遇，加強試點成果的應用，推動檔案工作取得新的進步，發揮好示范引領作用。”
8月26日，國務院《關于深化實施“人工智能+”行動的意見》發布，數字化是發展人工智能的基礎。未來，青島地鐵將以“軌道交通+人工智能”為導向，運用AI賦能創造檔案管理新生態，進一步探索檔案智能鑒定、審核和編研等應用場景，推動檔案管理向更高水平的智能化邁進，為全國軌道交通行業的檔案管理數字化轉型提供了可復制的經驗。
青島財經日報/首頁新聞記者 宋大偉
責任編輯：王海山
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